Statistics
Política de Tratamiento de Datos Personales
Statistics Ingeniería SAS · Versión 1.0 · 29 de octubre de 2026
1. Identificación del Responsable
| Campo | Dato |
|---|---|
| Razón social | Statistics Ingeniería SAS (en adelante, "Statistics") |
| NIT | 900.896.847-0 |
| Domicilio | Rivera, Huila, Colombia |
| Dirección física | Predio L08, Vereda El Guadual, Rivera, Huila |
| Correo para datos personales | privacy@statistics.com.co |
| Correo general | office@statistics.com.co |
| Teléfono / WhatsApp | +57 314 361 0074 |
| Sitio web | https://statistics.com.co |
2. Marco legal
Esta política se expide en cumplimiento de:
- Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, de protección de datos personales.
- Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Capítulos 25 y 26 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 (que compilan los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014).
- Ley Estatutaria 1266 de 2008, cuando se trate información financiera, crediticia o comercial.
- Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Título V.
- Circular Externa 002 de 2024 de la SIC, sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.
- Las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
3. Objeto y ámbito de aplicación
Esta política establece cómo Statistics recolecta, almacena, usa, circula, transmite y suprime datos personales, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos.
Aplica a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean tratadas por Statistics, sea en medios físicos o digitales, y a todos los sistemas de información desarrollados, licenciados, alojados, operados o administrados por Statistics, incluyendo, sin limitarse a:
- Biso
- Piscitec
- Apinegocios
- Tati Bot (gestión de conversaciones y notificaciones por WhatsApp)
- PowerStatistics
- Nextcloud (almacenamiento y colaboración de archivos)
- Filletto
- OpenProject (gestión de proyectos)
- El sitio web statistics.com.co, formularios, correo electrónico y canales de atención.
- Cualquier otro software, integración, automatización, tablero de datos o desarrollo a la medida que Statistics administre hoy o incorpore en el futuro.
La política es de obligatorio cumplimiento para los socios, administradores, empleados, contratistas y proveedores de Statistics que tengan acceso a datos personales.
4. Definiciones
- Titular
- persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal
- cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato público
- el que no es semiprivado, privado ni sensible (por ejemplo, estado civil, profesión u oficio, o los contenidos en registros públicos).
- Dato semiprivado
- el que no es íntimo ni público y cuyo conocimiento interesa a un sector o grupo (por ejemplo, datos financieros y crediticios).
- Dato privado
- el que por su naturaleza íntima solo es relevante para el titular.
- Dato sensible
- el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, salud, vida sexual y datos biométricos).
- Base de datos
- conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
- Tratamiento
- cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento
- quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
- Encargado del tratamiento
- quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
- Autorización
- consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Aviso de privacidad
- comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política, las finalidades del tratamiento y la forma de acceder a ella.
- Transferencia
- envío de datos a un receptor que a su vez es Responsable, dentro o fuera de Colombia.
- Transmisión
- comunicación de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.
- Cliente
- persona natural o jurídica que contrata servicios o sistemas de Statistics.
5. Principios
Statistics aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Además aplica el principio de responsabilidad demostrada: mantiene evidencia de las autorizaciones, contratos, controles e incidentes, para poder acreditar su cumplimiento ante la SIC.
6. Los dos roles de Statistics
Statistics trata datos personales en dos calidades distintas. Identificar el rol define quién responde ante el titular y quién debe obtener la autorización.
6.1 Statistics como Responsable
Cuando Statistics decide sobre los datos para sus propios fines: gestionar sus clientes y prospectos, sus empleados, proveedores, los usuarios de sus plataformas y los visitantes de su sitio web. En estos casos aplican las secciones 7 a 13 de esta política.
6.2 Statistics como Encargado de sus Clientes
La mayor parte de la información que reposa en los sistemas administrados por Statistics pertenece a sus Clientes: datos de los empleados, proveedores, clientes, pacientes, contratistas o terceros de cada Cliente, cargados o generados en Biso, Piscitec, Apinegocios, Tati Bot, PowerStatistics, Nextcloud, Filletto, OpenProject u otros sistemas.
En esos casos:
- El Cliente es el Responsable del tratamiento y Statistics actúa como Encargado.
- El Cliente garantiza que cuenta con la autorización de los titulares (o con una causal legal que la exceptúe) para tratar esos datos y para transmitirlos a Statistics, y que su propia política de tratamiento lo permite.
- Statistics trata esos datos solo para prestar los servicios contratados y conforme a las instrucciones del Cliente. No los usa para fines propios, no los vende, no los cede y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros, salvo autorización expresa y escrita del Cliente.
- La relación se rige por un contrato o cláusula de transmisión de datos personales (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015), incorporado en el contrato de servicios.
- Cuando un sistema recolecta datos directamente del titular por cuenta del Cliente (por ejemplo, Tati Bot al iniciar una conversación por WhatsApp), el sistema solicita la autorización en nombre del Cliente y, cuando aplique, también de Statistics, informando las finalidades y la política del Cliente.
- Las consultas y reclamos de titulares de datos de un Cliente que lleguen a Statistics se trasladan al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y Statistics apoya al Cliente para atenderlos dentro de los términos legales.
- Al terminar el contrato, Statistics devuelve los datos al Cliente en un formato de uso común y luego los suprime de forma segura, salvo que una ley o el propio Cliente exijan conservarlos. El plazo y la forma de entrega se fijan en el contrato.
- Statistics puede usar subencargados (proveedores de infraestructura, nube, mensajería o inteligencia artificial) para prestar el servicio, siempre bajo obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de esta política. La lista de subencargados está disponible para el Cliente que la solicite.
7. Bases de datos y finalidades (Statistics como Responsable)
| Base de datos | Titulares | Datos que se tratan | Finalidades |
|---|---|---|---|
| Clientes y prospectos | Representantes legales, contactos y personas naturales clientes o interesadas | Identificación, contacto, cargo, empresa, información comercial y de facturación | Cotizar, contratar y prestar los servicios; facturar y cobrar; soporte; enviar información comercial y de novedades (el titular puede oponerse en cualquier momento); medir satisfacción |
| Usuarios de las plataformas | Personas a quienes se crea una cuenta en cualquier sistema de Statistics | Nombre, correo, teléfono, usuario, rol, registros de acceso y actividad (logs), dirección IP | Crear y administrar cuentas; autenticar y controlar accesos; auditoría y seguridad; soporte técnico; mejorar el funcionamiento de los sistemas |
| Contactos de WhatsApp (Tati Bot) | Personas que interactúan con Statistics por WhatsApp | Nombre, número, contenido de los mensajes, respuestas y decisiones registradas | Atender solicitudes; enviar notificaciones y recordatorios; registrar aprobaciones o decisiones solicitadas por el titular |
| Proveedores y contratistas | Personas naturales proveedoras y contactos de proveedores | Identificación, contacto, información tributaria y bancaria | Contratar, pagar, evaluar proveedores y cumplir obligaciones contables y tributarias |
| Empleados, exempleados y candidatos | Trabajadores, aprendices, practicantes y aspirantes | Identificación, contacto, hoja de vida, información laboral, de seguridad social y bancaria; datos sensibles de salud cuando la ley lo exige | Selección; gestión de la relación laboral, nómina, seguridad social y seguridad y salud en el trabajo; expedir certificaciones |
| Visitantes del sitio web | Personas que navegan o diligencian formularios | Datos del formulario, IP, cookies y datos de navegación | Responder solicitudes; analizar el uso del sitio; seguridad |
Además, en todas las bases: cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades; prevenir fraude; y defender derechos de Statistics en procesos judiciales o administrativos.
8. Autorización del titular
Statistics obtiene la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas (por ejemplo, marcar una casilla, enviar un formulario o responder afirmativamente en Tati Bot), y conserva prueba de ella.
Al solicitarla, Statistics informa: el tratamiento y su finalidad; el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores; los derechos del titular; y la identificación y canales del Responsable.
No se requiere autorización cuando se trate de (artículo 10, Ley 1581 de 2012): información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos del Registro Civil.
9. Datos sensibles y datos de menores
Datos sensibles. Statistics solo trata datos sensibles cuando el titular lo autoriza de forma explícita, cuando la ley lo permite o, como Encargado, por instrucción del Cliente (por ejemplo, Clientes del sector salud). El titular no está obligado a entregarlos. Estos datos tienen controles de acceso más estrictos.
Niñas, niños y adolescentes. Statistics no recolecta de forma directa datos de menores de edad. Si un Cliente los trata en un sistema de Statistics, el Cliente es responsable de contar con la autorización del representante legal, de respetar el interés superior del menor y de que el tratamiento corresponda a datos de naturaleza pública o permitidos por la ley.
10. Derechos de los titulares
El titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la SIC, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Statistics.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos (al menos una vez al mes y cada vez que la política cambie sustancialmente).
Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien estipule a favor de otro, acreditando su calidad.
11. Área responsable y canales de atención
El área responsable de atender consultas y reclamos y de velar por el cumplimiento de esta política es el Oficial de Protección de Datos Personales: César Augusto Ayala Becerra, Gerente General y Representante Legal de Statistics Ingeniería SAS.
Canales:
- Correo: privacy@statistics.com.co
- WhatsApp: +57 314 361 0074
- Correspondencia física: Predio L08, Vereda El Guadual, Rivera, Huila.
La solicitud debe incluir: nombre e identificación del titular, descripción de la petición, dirección o correo de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer.
12. Procedimiento para consultas y reclamos
Consultas. Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informa al interesado el motivo y la nueva fecha, que no puede superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento):
- Si el reclamo está incompleto, se pide al interesado subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entiende que desistió.
- Una vez completo, se marca en la base la leyenda "reclamo en trámite" dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, hasta que se decida.
- Se responde en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más, informando al interesado el motivo.
- Si Statistics no es competente (por ejemplo, porque el Responsable es un Cliente), traslada el reclamo dentro de los dos (2) días hábiles e informa al interesado.
El titular solo puede acudir a la SIC después de agotar este trámite.
13. Deberes de Statistics
Como Responsable, Statistics cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizar el ejercicio del hábeas data; conservar copia de la autorización; informar la finalidad; conservar la información con seguridad; mantenerla actualizada; tramitar consultas y reclamos; exigir a sus Encargados el respeto de la seguridad y privacidad; e informar a la SIC los incidentes de seguridad.
Como Encargado, cumple los deberes del artículo 18, entre ellos: tratar los datos solo conforme a las instrucciones del Responsable; conservarlos con seguridad; actualizar, rectificar o suprimir los datos oportunamente; tramitar o trasladar consultas y reclamos; abstenerse de circular información en discusión o bloqueada por la SIC; e informar a la SIC y al Cliente los incidentes de seguridad.
14. Seguridad de la información
Statistics aplica medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo, entre ellas:
- Control de acceso por usuario y rol, con el principio de mínimo privilegio, en todos sus sistemas.
- Separación lógica de la información de cada Cliente.
- Cifrado de las comunicaciones (HTTPS/TLS) y, cuando aplica, de la información almacenada.
- Copias de respaldo periódicas y procedimientos de recuperación.
- Registro de accesos y actividad (logs) para auditoría.
- Acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y proveedores.
- Actualización de software y gestión de vulnerabilidades.
Incidentes. Ante un incidente que comprometa datos personales, Statistics lo contiene, evalúa su impacto, informa al Cliente afectado sin demora injustificada cuando actúa como Encargado, y lo reporta a la SIC por el Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme a la Circular Única.
15. Inteligencia artificial y automatizaciones
Statistics desarrolla y usa herramientas de inteligencia artificial y automatización (análisis de datos, asistentes, Tati Bot y flujos automáticos). En línea con la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC:
- Solo se tratan datos personales en sistemas de IA cuando el tratamiento es idóneo, necesario, razonable y proporcional a la finalidad.
- Se prefiere usar datos anonimizados o agregados cuando la finalidad lo permite.
- Se evalúan y mitigan los riesgos para los titulares antes de poner en producción una nueva funcionalidad de IA.
- Las decisiones con efectos relevantes sobre una persona tienen revisión humana.
- Los datos de Clientes no se usan para entrenar modelos sin autorización expresa del Cliente.
- Cuando se usen proveedores externos de IA, se verifica que sus condiciones no permitan usar los datos para entrenar sus modelos y se aplica lo previsto en la sección 16.
16. Transferencias y transmisiones nacionales e internacionales
Para operar sus sistemas, Statistics puede apoyarse en proveedores ubicados dentro o fuera de Colombia (por ejemplo, servicios de nube, correo, mensajería de WhatsApp o inteligencia artificial). Estas operaciones son transmisiones y se realizan bajo contratos que obligan al proveedor a tratar los datos solo para prestar el servicio y con niveles adecuados de seguridad.
Statistics solo transfiere datos a otro Responsable cuando cuenta con autorización del titular o con una causal legal, y en el caso de transferencias internacionales, solo a países con nivel adecuado de protección según la SIC o en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
17. Cookies
El sitio web y las plataformas pueden usar cookies propias y de terceros para su funcionamiento, seguridad y análisis de uso. El usuario puede configurar su navegador para rechazarlas; algunas funciones pueden dejar de operar correctamente.
18. Conservación
Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas, mientras exista la relación con el titular o el Cliente, y durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias, laborales o comerciales. Cumplidos estos plazos, se suprimen o anonimizan de forma segura.
19. Registro Nacional de Bases de Datos
Cuando Statistics se encuentre obligada según el Decreto 1074 de 2015 (sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT), inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la SIC.
20. Vigencia y modificaciones
Esta política rige desde el 29 de octubre de 2026 y las bases de datos tendrán vigencia mientras se cumplan las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares en statistics.com.co y por los canales habituales antes de su implementación y, cuando cambie la finalidad, se solicitará nueva autorización.
Versión 1.0 · Rivera, Huila · 29 de octubre de 2026.
Esta política reemplaza, en lo relativo a datos personales, la «Política de privacidad» versión 2 (Neiva, 11 de febrero de 2023) publicada en statistics.com.co.